スポットメンバーのシフト登録方法をご紹介します。
スマイルボードコネクトで計画を作るために必要なシフト情報とは、メンバーの出勤予定（開始／終了時間含む）を指します。また、スポットメンバーについては、ワークスペースを日々変更することができるため、出勤予定（開始／終了時間含む）と合わせて、出勤日の配属先ワークスペースを設定する必要があります。
はじめに
スポットメンバーのシフト登録は、以下の[スポットメンバー管理]画面から行います。
こちらの機能は、スポットメンバーの勤務情報を”下書き”する画面で、こちらの画面で
各メンバーを、”シフト登録済”のステータスにすることで、
[作業計画]画面より、レギュラーメンバーと同じく、作業計画を入力できるようになります。
”シフト登録済”のステータスにするには、下書きを保存した上で、最後に、[登録・更新]ボタンを押す必要があります。
それでは、以下のページより登録手順を説明します。
登録方法には、画面上での手動入力と、CSVファイルインポートの２通りあります。
シフトの手動入力
シフトデータのインポート
シフトの変更・調整
シフト登録状況のステータスについて
その他補足情報
シフトの手動入力
①手動での入力方法
- 画面左上の[≡]（ハンバーガーボタン）をクリック
- メニューから[メンバー管理]をクリック
- サブメニューより[スポットメンバー管理]をクリック
- [日付を選択]よりシフト入力の対象日を選択
- シフト入力対象となるメンバーを選定
（手動でのシフト登録時は、先にメンバー登録をする必要がございます。）
対象メンバーの勤務時間１をクリックし、シフト開始時間と終了時間を設定
- 合わせて、配属先ワークスペースやグループを選択し、保存。
※以下のように複数メンバーを選択して、同じワークスペースに配属することも可能です。
- 正しく内容が入力できたら、チェックボックスをONにして、「登録・更新」ボタンを押します。
シフト登録状況が「シフト登録済み」となれば、作業計画入力ができます。
（実績データとの紐づけを行う場合）
識別子を入力し保存後、名前を選択し、「登録・更新」ボタンを押します。
②シフトのインポートによる登録
シフトデータは、csv形式で、以下情報を記載する必要があります。
以下、赤枠の範囲が必須項目です。
※F列の予定テンプレートについての解説はこちらから。
- 画面左上の[≡]（ハンバーガーボタン）をクリック
- メニューから[メンバー管理]をクリック
- サブメニューより[スポットメンバー管理]をクリック
- 画面右上にある[インポート]をクリック
- インポート用フォーマットをダウンロード
- 必須項目の「名前」と「勤務時間」を入力。
以前、勤務したことがあるメンバーについては、メンバーIDを入力することで、前回データと突合されます。
※メンバーIDがないメンバーは、”新規”扱いとなります。
※所属ワークスペースは、入力しておくと、インポートと同時に登録が完了できるため、推奨項目としていますが、インポート後に画面からの登録も可能です。 - 再度[インポート]から、6のファイルを選択し、[保存]
その際に、[インポートと同時に登録・更新を完了する]にチェックを入れておくと、必要情報（名前、メンバーID、所属ワークスペース、勤務時間）が揃っている場合は、そのまま登録処理まで実施されます。（下書き状態をスキップできます）
- [保存]を押して、画面上で必要情報を登録して完了
＜インポート例＞
以下のファイルをインポートした場合
以下のように、画面上に表示がされます。
笑顔あかねさん 必要情報が揃っているため、登録まで完了できます
えがおえみさん メンバーIDが不足しているため、”情報不足”の表示
豊岡みどりさん メンバーIDとワークスペース情報が不足しているため、”情報不足”の表示
メンバーIDについては、以下のように、スマイルボードコネクトのメンバー一覧に登録済みの方については、虫眼鏡マークから、「検索で突合する」、もしくは、＋ボタンから「新規で付与する」ことができます。
以下のケースでは、＋ボタンを押して、新規にメンバーIDを付与したことで、
シフト未登録（下書き＆必須情報が揃っている状態）に変わりました。
次に、画面右下の保存ボタンを押すことで登録・更新ボタンが有効になります。
あとは、チェックボックスをいれて、登録更新をすることで
以下のように、シフト登録済みになり、作業計画が入れられるようになります！
③シフトの変更・調整
シフト時間や各種情報を変更する場合は、画面上で変更するか、正しいインポートファイルを取り込む必要がございます。
※「シフト登録済」ステータスのメンバーについては、[スポットメンバー管理画面]からではなく、[シフト管理]画面、もしくは、[作業計画]画面からシフト時間を変更してください。
（[スポットメンバー管理画面]でシフト時間を変更できるのは、「シフト未登録」or「情報不足」の下書き状態のメンバーのみ）
◆「シフト登録済」ステータスのメンバーのシフト時間を変更する場合は、
以下の通り、シフト管理画面でシフト時間を修正するか、
以下の通り、作業計画画面のシフト時間変更ボタンより修正してください。
※作業計画画面からのシフト時間変更方法
①メニュー画面より[作業計画]ページを選択
②シフト時間変更対象者の所属ワークスペースを選択
③シフト時間変更対象者にチェックを入れる
④シフト調整ボタンより、開始時間or終了時間を選択する
◆上記以外の内容を変更する場合
①画面上で変更する
１．スポットメンバー管理画面で更新したい内容を選択もしくは入力で更新します。
２．「シフト登録済」メンバーの情報を更新した場合は、[未更新]ステータスに
「シフト未登録」メンバーの情報を更新した場合は、[シフト未登録]ステータスのままです。
３．欠勤登録や削除をしたい場合は、右端の操作[・・・]ボタンより選択してください。
以下の通り、欠勤の方は、グレーアウトで表示されます。
②インポートで変更する
１．スポットメンバー管理画面で[エキスポート]ボタンを押すと、現在の下書き内容がCSVファイル形式でダウンロードされます。
２．以下のようにダウンロードできたファイルの必要情報を更新し、再度[インポートボタン]より取り込むことで更新が可能です。
３．欠勤や削除をしたい場合は、以下のように「欠勤フラグ」や「削除フラグ」に１を入力の上、取り込むと、欠勤登録や削除ができます。
以下の通り、欠勤の方は、グレーアウトで表示されます。
④シフト登録状況のステータスについて
編集可能な”下書き状態”と、作業計画入力への準備が整った”完了状態”があります。
・「シフト登録済」：完了状態
必要情報が揃っており、[登録・更新ボタン]が押された状態。
シフト登録済になると、作業計画を入れることができます。
シフト登録済としたあとでも、所属グループや識別子は追加できますが、
予定テンプレートは追加できません。（登録前に設定する必要があります。）
・「シフト未登録」：下書き状態
必要情報が揃っていますが、[登録・更新ボタン]が押されていません。（下書き状態）
予定テンプレートを後から追加する場合は、このタイミングで追加してください。
・「情報不足」：下書き状態
メンバーID、所属ワークスペース、勤務時間のいずれかが揃っていません。
・「未更新」：下書き状態
[シフト登録済]メンバーのワークスペース、所属グループ、識別子などの情報が更新されたが、
[登録・更新ボタン]が押されていない状態。[登録・更新ボタン]を押すことで、更新内容が
作業計画画面に反映されます。
・「欠勤」：完了状態
欠勤処理が実施された状態。編集はできません。
⑤その他補足情報
・１日あたりのスポットメンバー数は、1000人までとなります。
・未来45日分まで登録が可能です。
・スキル登録がある場合は、スキルでフィルタリングすることが可能です。
左のチェックボックスをオンにして、一括選択の上、以下のボタンを押してください。
スキル登録は、メンバー登録画面より行うことができます。
配置検討の際の参考情報として、ご参照ください。
・出勤者数は、右上の表示で確認することができます。
